اصول برگزاری همایش

اصول برگزاری همایش: هفت توصیه‌ی اساسی

سختی‌های برگزاری همایش بر کسانی که تجربه‌اش را داشته‌اند، پوشیده نیست. برگزارکننده‌های باتجربه یاد گرفته‌اند که چه‌طور می‌شود با این سختی‌ها و مشکلات کنار آمد. اما اگر در این حوزه تازه‌کار باشید، نباید اجازه دهید این سختی‌ها مانع کارتان شوند. چند نکته‌ی اساسی از اصول برگزاری همایش که در ادامه آمده‌اند، می‌توانند در این مسیر کمک‌حال شما باشند.

۱- هول نشوید و برنامه‌ریزی کنید

هرچه‌قدر که تاریخ برگزاری همایش نزدیک‌تر باشد، لیست کارهایی که باید انجام شوند ترس‌ناک‌تر خواهد بود. بسیاری از تازه‌کارها در این حالت هول می‌شوند و به جای برنامه‌ریزی درست برای انجام کارها، به شکلی تصادفی و بی‌برنامه شروع به اقدام می‌کنند. این کار می‌تواند شما را در موقعیت بسیار بدی قرار دهد.

در هر حالتی که هستید و هرچه‌قدر که کار دارید، چند نفس عمیق بکشید و شروع کنید به نوشتن کارهای انجام‌نشده. بعد آخرین مهلت زمانی برای انجام هریک را یادداشت کنید و در نهایت با اولویت‌بندی بین آن‌ها، یک لیست اقدام برای خودتان تهیه کنید. درمورد کارهایی که می‌توانید در طول یک روز یا یک هفته انجام دهید، صادق باشید. جوری برنامه‌ریزی کنید که واقعا امکان انجام به موقع کارها را داشته باشید. اگر به تنهایی از پس کارها برنخواهید آمد، هرچه سریع‌تر به این نتیجه برسید بهتر است. در این حالت، از دیگران کمک بگیرید.

اگر با یک تیم برگزاری رویداد کار می‌کنید، آن‌ها را در فرآیند برنامه‌ریزی دخیل کنید و به یک لیست مشترک و زمان‌بندی‌شده از کارها برسید.

۲- پیش‌نیازها و بودجه‌ی لازم را مشخص کنید

برای هر بخش از فرآیند برگزاری همایش، نیازهایتان را مشخص و مکتوب کنید. درمورد هزینه‌ای که برای اجرای هر مرحله لازم است، تحقیق کنید و بودجه‌ی همایش یا رویدادتان را ببندید. اگر در بودجه‌بندی تجربه‌ی زیادی ندارید، حتما جا برای خطاهای احتمالی بگذارید. هزینه‌ی نهایی می‌تواند از پیش‌بینی شما بیش‌تر شود. چون در طول فرآیند برگزاری همایش، اتفاقات غیرمنتظره‌ی زیادی روی می‌دهند.

اگر قرار است نیازهایتان از سوی مدیران سازمان یا اسپانسر تامین شوند، آن‌ها را هم در این مرحله درگیر کنید و نتیجه‌ی نهایی را به اطلاع‌شان برسانید.

۳- شرکت‌کنندگان احتمالی همایش را بشناسید و نیازهایشان را پیش‌بینی کنید

مخاطب‌تان را بشناسید و حدس بزنید که علایق، خواسته‌ها و نیازهای او چیست. در صورت نیاز، با چند نفر که فکر می‌کنید از مخاطبین همایش شما باشند صحبت کنید و از آن‌ها نظر بگیرید. از اطلاعاتی که به دست آورده‌اید و تجارب قبلی‌تان برای ساختن یک تجربه‌ی بهتر برای شرکت‌کنندگان استفاده کنید. این تجربه‌ی بهتر را به عنوان هدف در تمام مراحل برنامه‌ریزی و برگزاری همایش در نظر داشته باشید چون یکی از عوامل اصلی در تصمیم‌گیری‌ها و سنجش عمل‌کرد همایش خواهد بود.

۴- کانال‌های اطلاع‌رسانی بسازید

اگر قرار نیست هیچ‌کس از تلاش شما باخبر شود، اصلا برای چه همایش برگزار می‌کنید؟ از همان مراحل اولیه به فکر راه‌های ارتباطی با مخاطبین‌تان باشید. از اطلاعاتی که در مرحله‌ی قبل درمورد مخاطبین رویدادتان به دست آورده‌اید، برای انتخاب درست این کانال‌ها استفاده کنید.

در طول فرآیند برنامه‌ریزی و آماده‌سازی، با تولید محتوای مناسب مخاطبین‌تان را با رویداد هم‌راه کنید. با انتخاب درست پیام‌های اصلی و نحوه‌ی انتقال محتوا؛ اشتیاق شرکت در همایش و دیدن نتیجه‌ی زحمات‌تان را در مخاطبین ایجاد خواهید کرد.

۵- از ارتباط با تیم اجرایی و ذی‌نفعان غافل نشوید

هرچه‌قدر هم که برنامه‌ریزی قوی باشد و تیم اجرایی کامل، اگر ارتباط تنگاتنگ بین تمام اعضای تیم اجرایی رویداد برقرار نباشد، اجرای برنامه با مشکلات مختلفی روبه‌رو خواهد شد. علاوه بر اعضای تیم، مسئول برگزاری رویداد باید همواره با ذی‌نفعان مثل مدیران سازمان و اسپانسرها در ارتباط باشد و پیش‌رفت کارها را به آن‌ها گزارش دهد.

برای این کار می‌توانید از یکی از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مثل trello یا taskulu هم استفاده کنید. برای ذی‌نفعان، ایمیل‌های مرتب درمورد پیش‌رفت کار می‌توانند مفید باشند.

۶- از کارتان لذت ببرید

درگیر شدن با مشکلات موجود در فرآیند برنامه‌ریزی و برگزاری رویداد، می‌تواند شما را به قدری مشغول کند که هدف‌تان از انجام این کارها و برگزاری همایش به کلی از یادتان برود. اگر می‌خواهید تلاش‌هایتان به نتیجه برسند و در نهایت تجربه‌ی خوبی برای شرکت‌کنندگان بسازید، تلاش کنید خودتان هم از تمام مراحل برگزاری همایش لذت ببرید. در غیر این صورت، خیلی زود انرژی‌تان را از دست خواهید داد و کارها یا انجام نمی‌شوند یا به شکلی کاملا بی‌روح و خشک انجام می‌شوند که در هر صورت، محصول نهایی که همایش است ضربه خواهد خورد.

در مراحل مختلف به خودتان و تیم‌تان اجازه دهید که از انجام شدن درست و به موقع کارها و تمام موفقیت‌های کوچک لذت ببرند.

۷- از متخصصین برگزاری رویداد استفاده کنید

اگر بعد از خواندن اصول برگزاری همایش و تلاش برای برنامه‌ریزی آن فکر می‌کنید تخصص، زمان یا نیروی انسانی لازم برای برگزاری باکیفیت یک رویداد بزرگ را ندارید، بهترین گزینه برای شما استفاده از یک شرکت برگزاری همایش است. این شرکت‌ها با توجه به تجربه و ارتباطات وسیعی که در صنعت رویداد دارند، می‌توانند به شما در راستای برگزاری هرچه بهتر همایش‌تان کمک کنند و بار بزرگی را از دوش‌تان بردارند.

یک شرکت متخصص، با اصول برگزاری همایش کاملا آشناست و می‌تواند شریک خوبی برای شما باشد.

جمع‌بندی

قبل از تلاش برای برگزاری، اصول برگزاری همایش را ببینید و به مراحل مختلف آن فکر کنید. قبل از هر چیز، برنامه‌ریزی درستی برای مراحل مختلف فرآیند اجرایی داشته باشید، تقسیم کار کنید و زمان انجام هر کار را مشخص کنید. بودجه‌بندی و مشخص کردن هزینه‌ها یکی از مهم‌ترین نکات برگزاری همایش است. تلاش کنید مخاطبین و شرکت‌کنندگان همایش‌تان را بشناسید و براساس همین شناخت، راه‌های ارتباطی مختلفی با آن‌ها برقرار کنید.

در تمام این مراحل، تیم اجرایی و ذی‌نفعان همایش را از روند کارها مطلع کنید و با آن‌ها هماهنگ باشید. یکی از مهم‌ترین نکته‌ها این است که سعی کنید از کارتان لذت ببرید و هد‌ف‌تان از برگزاری رویداد را فراموش نکنید.

در نهایت، در صورت لزوم از یک شرکت برگزاری همایش خوب کمک بگیرید. مطمئن باشید که زندگی‌تان را آسان‌تر خواهند کرد.

نظر شما چیست؟ فکر می‌کنید موردی از اصول برگزاری همایش بوده که از یادمان رفته؟ در کامنت‌ها از تجربه‌ی خودتان بگویید.

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *