کامل‌ترین چک‌لیست برگزاری همایش

کامل‌ترین چک‌لیست برگزاری همایش

چه همایش اول‌تان باشد چه صدم، کار برنامه‌ریزی یک رویداد همیشه سختی‌های خاص خودش را دارد. این چک‌لیست برگزاری همایش به شما کمک خواهد کرد تا استرس فرآیند برگزاری را کاهش دهید و مطمئن شوید که هیچ بخشی از جزئیات در جریان کارها فراموش نشده است.

در هر مرحله‌ای از برنامه‌ریزی یا کارهای اجرایی رویداد که باشید، این چک‌لیست به دردتان خواهد خورد. اما توصیه‌ی ما این است که حداقل شش الی چهار ماه قبل از تاریخ برگزاری همایش، کارتان را شروع کنید و براساس همین لیست جلو بروید. (طبیعتا این زمان بسته به اندازه و گستردگی همایش و جامعه‌ی هدف‌تان می‌تواند متفاوت باشد.)

قبل از ادامه‌ی مقاله باید بگوییم که منظور ما از مجری برگزاری، همان مدیر رویداد یا مسئول اصلی فرآیند برنامه‌ریزی و برگزاری است و نه کسی که میکروفن به دست می‌گیرد و روی صحنه می‌رود و روند همایش را اداره می‌کند.

۱- اهداف‌تان از برگزاری همایش را مشخص کنید

  • هدف اصلی همایش چیست؟
  • می‌خواهید چند نفر در همایش‌تان شرکت کنند؟ تعداد بینندگان آنلاین مورد نظرتان (در صورت پخش زنده) چه‌قدر است؟
  • سود مالی مورد نظرتان از برگزاری این همایش چه مبلغی است؟
  • قیمت حدودی بلیت‌ها چه‌قدر خواهد بود؟
  • همایش در کدام شهر یا شهرها برگزار خواهد شد؟

۲- پیش‌نویس بودجه را بنویسید

  • صورت هزینه‌ها را مکتوب کنید
  • از اعداد و ارقام رویدادهایی که قبلا برگزار کرده‌اید کمک بگیرید
  • در مواردی که از ارقام دقیق اطلاع ندارید، براساس تجربه‌تان حدس بزنید

۳- تاریخ برگزاری را انتخاب کنید

  • بهترین تاریخ ممکن برای برگزاری را انتخاب کنید
  • یک گزینه‌ی دوم هم برای احتیاط داشته باشید

۴- مکان دقیق و سالن همایش را مشخص کنید

  • کدام منطقه از شهر برای همایش شما مناسب‌تر است؟
  • ظرفیت سالن برگزاری باید چند نفر باشد؟
  • در سالن همایش‌تان به اینترنت بی‌سیم نیاز خواهید داشت؟
  • کدام‌یک از سالن‌های مورد نظرتان امکانات لازم را دارند؟

۵- تم همایش را انتخاب کنید

  • آیا براساس اهداف و برندتان، همایش‌تان باید تم خاصی داشته باشد؟ (این کار می‌تواند جذابیت همایش را بیش‌تر کند)
  • چه تم‌هایی برای شرکت‌کنندگان جذاب‌تر خواهند بود؟

۶- سخنرانان همایش‌تان را پیدا کنید

  • با جست‌وجوی اینترنتی درمورد رویدادهای مشابه، یک لیست از سخنرانان آن‌ها تهیه کنید
  • گزینه‌های ایده‌آل خودتان را به لیست اضافه کنید
  • براساس انتظاراتی که دارید، لیست سخنرانان احتمالی را نهایی کنید
  • ارتباط گرفتن با گزینه‌های مشخص‌شده را شروع کنید و درخواست‌تان را به گوش آن‌ها برسانید

۷- جست‌وجو برای حامیان مالی را آغاز کنید

  • مشخص کنید که چه ارزشی برای اسپانسرهای همایش‌تان تولید خواهد کرد (آورده‌ی همایش شما برای حامیان چه خواهد بود؟)
  • حامیان مالی همایش‌های قبلی‌تان را لیست کنید
  • اسپانسرهای ایده‌آل‌تان را به لیست اضافه کنید
  • درخواست‌های مالی‌تان را مشخص کنید و پکیج‌های اسپانسرشیپ با مبالغ مشخص طراحی کنید

اگر براساس برنامه‌ی زمانی توصیه‌شده از طرف ما جلو بروید، مراحل بعدی چک‌لیست برگزاری همایش باید از چهار الی دو ماه قبل از تاریخ برگزاری آغاز شوند. حتی اگر مراحل قبلی را به موقع انجام نداده باشید، می‌توانید از این‌جا به بعد از چک‌لیست برگزاری همایش ما استفاده کنید.

۸- لیست سخنرانان همایش را نهایی کنید

  • با سخنرانان به توافق برسید و حضور آنان در همایش را قطعی کنید
  • یک توضیح کوتاه درمورد هر سخنران به هم‌راه عکس او تهیه کنید
  • در صورت لزوم، بلیت رفت و برگشت سخنران و محل اقامت او را رزرو کنید

۹- جنبه‌های مالی همایش را نهایی کنید

  • میزان کمک‌های مالی اسپانسرها را لیست کنید
  • قیمت دقیق بلیت‌های همایش را مشخص کنید
  • نحوه‌ی ثبت‌نام برای شرکت‌کنندگان همایش را انتخاب کنید

۱۰- وب‌سایت همایش را بسازید

  • اگر از قبل وب‌سایت دارید، اطلاعات همایش را روی آن منتشر کنید
  • اگر وب‌سایت ندارید، به فکر ساختن یک وب‌سایت برای همایش‌تان باشید
  • حال و هوا و ظاهر وب‌سایت همایش را به درستی طراحی کنید (اگر یک تم خاص برای همایش انتخاب کرده‌اید، آن را در نظر داشته باشید)
  • مطمئن شوید که وب‌سایت‌تان می‌تواند ترافیک بالای مخاطبین همایش را تحمل کند (جنبه‌های فنی راه‌اندازی وب‌سایت)
  • وب‌سایت‌تان را برای دیده شدن در گوشی‌های موبایل بهینه کنید

۱۱- تبلیغ همایش را شروع کنید

  • پیام‌های اصلی که باید به مخاطبین منتقل شوند را مشخص کنید
  • از ابزارهای دیجیتال مارکتینگ مثل سرویس‌های ارسال ایمیل و شبکه‌های اجتماعی بهره بگیرید
  • برای اولین مخاطبین‌تان بلیت زودهنگام تعریف کنید و در مبلغ ثبت‌نام‌شان تخفیف در نظر بگیرید
  • درمورد همایش‌تان پست‌های وبلاگ مختلفی بنویسید
  • برای تمام پلتفرم‌های انتخابی‌تان (وبلاگ، شبکه‌های اجتماعی، ایمیل و…) تقویم محتوا داشته باشید
  • تولید محتوا را شروع کنید
  • یک ویدئوی معرفی برای همایش‌تان بسازید

۱۲- جزئیات سالن همایش در روز برگزاری را نهایی کنید

  • منوی غذاها و خوراکی‌ها را با طرف قراردادتان نهایی کنید
  • از وجود تمام ابزارهای صوتی و تصویری لازم در سالن همایش مطمئن شوید (ممکن است لازم باشد تعدادی از این ابزارها را کرایه کنید)
  • نحوه‌ی برقراری نظم در محل برگزاری را مشخص کنید (افراد خاصی برای این کار خواهید داشت؟ وظایف آن‌ها دقیقا چیست؟)
  • اگر مجوز خاصی برای روز برگزاری همایش‌تان نیاز دارید، برای تهیه‌ی آن اقدام کنید
  • نحوه‌ی چک-این و ورود شرکت‌کنندگان به محل برگزاری را مشخص کنید

۱۳- پیش‌نویس زمان‌بندی روز برگزاری را بنویسید

  • براساس جزئیات مشخص‌شده تا این مرحله، زمان‌بندی روز برگزاری را مشخص کنید

اگر دو ماه یا کم‌تر تا روز برگزاری همایش فرصت دارید، باید موارد بعدی چک‌لیست برگزاری همایش را به خاطر داشته باشید.

۱۴- همایش‌تان را به این افراد یادآوری کنید

  • شرکت‌کنندگان
  • سخنرانان
  • حامیان مالی
  • طرف‌های قرارداد خدمات (خوراکی‌ها و غذاها، سرگرمی و…)

۱۵- تبلیغات همایش را گسترده‌تر کنید

  • روی وبلاگ‌تان پست‌های بیش‌تری منتشر کنید
  • در شبکه‌های اجتماعی فعال‌تر باشید
  • ایمیل‌های اطلاع‌رسانی ارسال کنید
  • از روش‌های تبلیغات و ترویج پولی محتوا استفاده کنید

برای این‌که در هفته‌ی آخر قبل از برگزاری به تمام کارها برسید، از موارد بعدی چک‌لیست برگزاری همایش استفاده کنید.

۱۶- زمان‌بندی روز برگزاری را نهایی کنید

  • مطمئن شوید که زمان‌بندی نهایی به دست همه رسیده
  • اگر سناریوی خاصی برای سخنان مجری دارید یا قرار است اتفاق خاصی روی صحنه بیفتد، جزئیات مربوطه را نهایی کنید

۱۷- تعداد نهایی شرکت‌کنندگان را به اطلاع این افراد برسانید

  • مسئولین سالن برگزاری همایش
  • مسئول تهیه‌ی غذا و خوراکی‌ها

۱۸- هماهنگی‌های نهایی را با این افراد انجام دهید

  • مسئول تهیه‌ی غذا
  • مسئول تحویل امکانات صوتی و تصویری (در صورت کرایه کردن آن‌ها)
  • مسئول تهیه‌ی تزئینات و دکور سالن
  • سخنرانان

امیدواریم که این چک‌لیست بتواند از استرس شما در طول فرآیند برگزاری همایش کم کند. نظر شما چیست؟ از تجربه‌ی شخصی‌تان در استفاده از این چک‌لیست در برگزاری همایش برایمان بنویسید و اگر فکر می‌کنید چیزی از قلم افتاده، در کامنت‌ها به ما بگویید تا لیست‌مان را تکمیل کنیم.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *