از یک شرکت برگزاری همایش خوب چه انتظاری باید داشته باشید
فارغ از این‌که چه نوع همایشی برگزار می‌کنید و هدف‌تان از این کار چیست، استفاده از تخصص یک شرکت برگزاری همایش می‌تواند ضامن رسیدن شما به اهداف‌تان باشد. اما یک شرکت برگزاری همایش خوب چه ویژگی‌هایی دارد؟ تابه‌حال به این موضوع فکر کرده‌اید؟ در ادامه از این ویژگی‌ها بیش‌تر خواهیم گفت.
۱- دقیق و برنامه‌ریز
یک برگزارکننده‌ی همایش خوب بعد از صحبت با شما و آگاهی از نیازهایتان یک برنامه‌ی کامل و دقیق برای تمام مراحل رویداد تدوین می‌کند. او شما را در فرآیند برنامه‌ریزی دخیل می‌کند و برنامه‌ای متناسب با برند شما می‌چیند.
یک شرکت برگزاری همایش خوب، تک‌تک مراحل کار را برایتان شرح می‌دهد اما طوری عمل می‌کند که سنگینی اجرای آن‌ها روی دوش شما نباشد. از شرکتی که برنامه‌ی مشخصی ندارد یا می‌خواهد از نسخه‌ی دیگران برای برند شما استفاده کند، دوری کنید.
۲- دارای ارتباطات گسترده
توانایی برقراری ارتباط با افراد مختلف، یکی از ویژگی‌های مشترک بین تمام برگزارکنندگان خوب رویداد است. به مدیران شرکت برگزاری همایش نگاه کنید و ببینید که چه‌قدر ارتباطات گسترده‌ای دارند. مثلا ببینید زبان‌تان را چه‌قدر خوب می‌فهمند و چه‌طور با شما ارتباط برقرار می‌کنند؟ این ارتباط با سایر کسانی که در مسیر برگزاری همایش دخیل خواهند بود -مثل مسئولین سالن، اسپانسرها، مسئول خوراکی‌ها یا شرکت کیترینگ و…- چه‌طور است؟
مهارت‌های ارتباطی مناسب می‌توانند کار برگزاری همایش را به شدت آسان کنند. از آن‌ها غافل نشوید.
۳- مدیر مالی
برگزاری درست یک همایش به بودجه نیاز دارد و برگزارکننده‌ی رویداد باید بتواند این بودجه را پیش‌بینی کند و در طول مسیر، از آن به درستی استفاده کند. یک شرکت برگزاری همایش خوب قادر به تشخیص منابع در دسترس و استفاده‌ی بهینه از آن‌ها برای پیش بردن اهداف برند مشتریان است. با شرکتی کار کنید که وضعیت شما را هم می‌سنجد و براساس بودجه‌ای که در اختیار دارید، بهترین عمل‌کرد ممکن را تحویل می‌دهد.
درک مشترک در این مورد بسیار مهم است.
۴- منظم و سازمان‌دهی‌شده
اگر تجربه‌ی برگزاری رویداد را داشته باشید، می‌دانید که یک برگزارکننده‌ی موفق باید بتواند هم‌زمان به ۵۰ نکته‌ی مختلف فکر کند. این موضوع در مورد شرکت‌های برگزاری همایش هم صادق است. به دنبال شرکتی باشید که در کارهایش منظم است، جلسه‌های مشترک‌تان را فراموش نمی‌کند، یادداشت‌های شما و ایمیل‌هایتان درمورد رویداد را گم نمی‌کند و حواسش در تمام طول مسیر به برگزاری بدون نقص همایش معطوف است.
۵- خلاق و مشتاق به کار
مسیر برگزاری همایش پر از جلسات هم‌فکری و طوفان‌های ذهنی و تلاش‌های دسته‌جمعی است. یک برگزارکننده‌ی خوب در این فرآیند نقشی فعالانه ایفا می‌کند. او ایده‌های شما را می‌شنود و با استفاده از تجارب پیشین و خلاقیتی که در امر برگزاری رویداد دارد، هر ایده‌ای را بهتر و پخته‌تر می‌کند.
نکته‌ی دیگری که باید در نظر داشته باشید، این است که برگزاری رویداد واقعا کار آسانی نیست و مطمئنا با سختی‌های خاص خودش هم‌راه است. یک شرکت برگزاری همایش خوب از این سختی‌ها به خوبی آگاه است و فقط به خاطر نفع مالی در این حوزه فعالیت نمی‌کند. او به کار برگزاری رویداد و ارزشی که از این طریق به مشتریان می‌رساند، واقعا علاقه‌مند است و همین اشتیاق به کار باعث می‌شود روز به روز بهتر شود. برای برگزاری رویداد، به دنبال چنین شریکی باشید.
۶- خون‌سرد تحت فشار
همان‌طور که گفتیم، یک برگزارکننده‌ی خوب از سختی‌های برگزاری رویداد کاملا آگاه است. او به خاطر تجربه و دانشی که از کارش دارد، می‌تواند خون‌سردی خود را در موقعیت‌های مختلف و تحت فشار حفظ کند. این نکته باعث می‌شود که مشکلات کوچک نتوانند همایش شما را از مسیر اصلی منحرف کنند یا برگزاری بی‌نقص آن را به خطر بیندازند.
یک شرکت تخصصی برگزاری همایش، برای تمام موقعیت‌ها آماده است و می‌تواند به سرعت در برابر مشکلات مختلف واکنش نشان دهد و جلوی آسیب دیدن رویداد را بگیرد.
قسمت بزرگی از این ویژگی، مستقیما به تجربه‌ی مدیران شرکت برگزارکننده برمی‌گردد. پس قبل از شروع هم‌کاری، به تجارب و سابقه‌ی آن‌ها هم توجه کنید. به خصوص، ببینید که سابقه‌ی برگزاری رویدادهای مختلف هم‌اندازه با رویداد شما را داشته یا نه.
۷- منطقی و تصمیم‌گیرنده
یک برگزارکننده‌ی حرفه‌ای می‌تواند موقعیت‌های مختلف را به درستی بسنجد و با استفاده از منطق و برداشت درستی که از واقعیت‌ها دارد، به سرعت و البته با دقت تصمیم بگیرد. او این‌قدر با موقعیت‌های سخت و آسان روبه‌رو شده و شرایط برگزاری انواع رویداد و همایش را می‌داند که دیگر نیازی به صرف زمان‌های طولانی برای سنجش موقعیت و تصمیم‌گیری ندارد.
به دنبال شرکتی باشید که در موقعیت‌های مختلف، منطقی و درست عمل می‌کند و می‌تواند به خوبی درمورد فرآیند برگزاری همایش تصمیم بگیرد.
جمع‌بندی
برای رویداد بعدی‌تان به دنبال یک شرکت برگزاری همایش باشید که در معنای واقعی کلمه شریک شما در صفر تا صد فرآیند برگزاری باشد. برگزارکننده‌ی همایش شما باید دقیق و برنامه‌ریز باشد، تمام مراحل برگزاری را بشناسد و بتواند آن‌ها را با جزئیات برای شما شرح دهد. او باید ارتباطات گسترده‌ای داشته باشد و بتواند با هرکسی که برای برگزاری همایش لازم است، هم‌کاری کند.
علاوه بر این، برگزاری همایش به توانایی در مدیریت مالی و منظم بودن در کارها نیاز دارد. پس به دنبال کسی باشید که این ویژگی‌ها را دارد و در عین حال، در کارش اشتیاق و خلاقیت به خرج می‌دهد. یک شرکت برگزاری همایش خوب، می‌تواند تحت هر شرایطی خون‌سرد و منطقی بماند و براساس تحلیلی درست، تصمیم بگیرد.
نظر شما چیست؟ از هم‌کاری با شرکت‌های برگزاری همایش چه تجربه‌ای دارید؟ اگر فکر می‌کنید ویژگی مهمی از قلم افتاده، حتما در کامنت‌ها آن را یادآوری کنید.
