چه‌طور یک همایش خوب برگزار کنیم؟ راهنمای برگزاری همایش
واقعا چه‌طور می‌شود یک همایش خوب برگزار کرد؟ همایش که هم برگزارکننده و ذی‌نفعان از آن راضی باشند و هم شرکت‌کنندگان. با وجود این‌که پاسخ این سوال با توجه به نوع همایش می‌تواند بسیار متفاوت باشد، سعی کرده‌ایم در این مقاله، راهنمای برگزاری همایش را در اختیار شما قرار دهیم.
امیدواریم که نکات زیر، یک نقطه‌ی شروع برای برنامه‌ریزی و برگزاری هرچه بهتر همایش بعدی‌تان باشند.
۱- اهداف همایش را مشخص کنید
اولین قدم در راهنمای برگزاری همایش این است که اهدافی مشخص و ملموس برای رویدادتان تعریف کنید. از خودتان بپرسید که چرا می‌خواهید چنین همایشی را برگزار کنید و امیدوارید بعد از برگزاری آن چه اتفاقی بیفتد و چه نتیجه‌ای به دست بیاید.
۲- تیم‌تان را بسازید
برای این‌که بتوانید روند برنامه‌ریزی و برگزاری رویداد را به درستی طی کنید و حواس‌تان به تمام جزئیات باشد، به یک تیم هماهنگ و خوب نیاز خواهید داشت. اولین کسی که باید انتخاب کنید، مدیر رویداد یا مسئول برگزاری آن است. ممکن است خودتان بخواهید این مسئولیت را بر عهده بگیرید یا کس دیگری را انتخاب کنید و خودتان یک نقش نظارتی داشته باشید.
در ادامه، مسئول هریک از زیرمجموعه‌های زیر هم باید انتخاب شود:
- سالن همایش
- سخنرانان همایش
- بازاریابی و تبلیغات
- اسپانسرها و حامیان مالی و رسانه‌ای
- داوطلبان
- خوراکی‌ها و سرگرمی
۳- تاریخ برگزاری را مشخص کنید
اگر یک همایش سالیانه یا ماهیانه یا هفتگی داشته باشید، تاریخ برگزاری آن از قبل مشخص است. اما برای رویدادهایی که برای اولین بار برگزار خواهند شد، باید یک تاریخ برگزاری انتخاب کنید. انتخاب‌تان را با در نظر گرفتن موارد زیر انجام دهید:
- به اندازه‌ی کافی به خودتان زمان بدهید: برای همایش‌های بزرگ، بهتر است ۴ الی ۶ ماه زمان برای برنامه‌ریزی و اجرای درست مراحل مختلف داشته باشید.
- حواس‌تان به تقویم باشد: تعطیلات مختلف و دلیل آن‌ها را در نظر بگیرید. مثلا ممکن است بخواهید از تعطیلاتی که جنبه‌ی عزاداری دارند دوری کنید.
- به جامعه‌ی هدف‌تان فکر کنید: مثلا اگر می‌خواهید دانش‌جویان در همایش‌تان شرکت کنند، از تعطیلات اصلی و موقع استراحت آن‌ها دوری کنید.
- با ذی‌نفعان و مشارکت‌کنندگان در همایش هماهنگ باشید: حتما تاریخ مورد نظرتان را با سخنرانان و مهمانان ویژه‌ی همایش هماهنگ کنید.
۴- برندینگ را فراموش نکنید
اگر می‌خواهید با همایش‌های دیگر متفاوت باشید، یک تم خاص برای رویدادتان انتخاب کنید. بخش‌های مختلف همایش را براساس این تم کلی طراحی کنید و حواس‌تان به عنوان همایش هم باشد. انتخاب عنوان همایش، بسیار مهم است و روی توجهی که به همایش شما می‌شود هم تاثیر خواهد داشت. برای برندینگ درست همایش، به موارد زیر توجه کنید:
- طوفان ذهنی برای انتخاب عنوان همایش: از خودتان و اعضای تیم این سوالات را بپرسید:
– همایش شما با سایر همایش‌های این حوزه چه تفاوتی دارد؟
– می‌خواهید با برگزاری این همایش، چه پیامی را درمورد خودتان به مخاطب منتقل کنید؟
- انتخاب تگ‌لاین: یک شعار تبلیغاتی کوتاه و جذاب بنویسید که به عنوان همایش و موضوع آن مربوط باشد و بتواند کنج‌کاوی مخاطب را برانگیزد.
- طراحی لوگو: لوگو یا نشان تجاری می‌تواند یک ابزار موثر در برندینگ همایش باشد. استفاده از این نشان در تمام پروموشن‌های آنلاین و آفلاین قبل از همایش و هم‌چنین نشاندن آن روی اقلام تبلیغاتی در روز همایش، اقدامات خوبی در جهت ساختن برند همایش‌تان هستند.
۵- برنامه‌ی کلی همایش را بنویسید
این برنامه باید تمام جوانب همایش را پوشش دهد:
- مدیریت سالن، خوراکی‌ها و سایر اقلامی که توزیع خواهند شد
- سخنرانان
- فعالیت‌های جانبی و سرگرمی
- تبلیغات و پروموشن
- نحوه‌ی ثبت‌نام در همایش
- مدیریت شرکای تجاری و حامیان مالی و رسانه‌ای
- مدیریت داوطلبان
- مدیریت تیم برگزاری (با نرم‌افزار مدیریت پروژه)
۶- شرکای تجاری و حامیان مناسب را پیدا کنید
از چه سازمان‌هایی می‌توانید به عنوان شریک همایش یا حامی آن کمک بگیرید تا هزینه‌های برگزاری کاهش پیدا کنند و احتمال استقبال مخاطبین بیش‌تر شود؟ وقتی نام یک سازمان کنار نام همایش شما قرار بگیرد، آن‌ها هم تلاش خواهند کرد تا -برای حفظ شهرت‌شان- همایش به بهترین شکل ممکن برگزار شود.
۷- به بازاریابی و تبلیغات توجه کنید
حتی اگر بهترین سخنرانان دنیا را داشته باشید و مجموعه‌ای از فعالیت‌های جانبی سرگرم‌کننده تدارک دیده باشید هم بدون تبلیغات درست نخواهید توانست سالن همایش را پر کنید.
برای بازاریابی قبل از همایش، روز همایش و بعد از همایش برنامه‌ریزی کنید.
۸- بودجه‌ی همایش را مشخص کنید
بودجه‌ی شما باید هزینه‌ی تمام مواردی که در برنامه‌ی کلی همایش آمده‌اند را پوشش دهد. هزینه‌های جانبی مثل خرید بلیت رفت و برگشت برای سخنرانان و مهمانان ویژه‌ی دعوت‌شده را هم در نظر داشته باشید.
۹- فرآیند ارزیابی را تعیین کنید
راهنمای برگزاری همایش فقط به چند ماه قبل از آن و روز برگزاری محدود نمی‌شود. شما باید بتواند در انتهای کارتان، نتایج به دست آمده را براساس اهداف اولیه بسنجید. مشخص کنید که چه آماری برای سنجش میزان موفقیت بررسی خواهند شد. تعداد بلیت‌های فروخته‌شده؟ تعداد دفعات به اشتراک گذاشته شدن در شبکه‌های اجتماعی؟ تعداد لیدهای جدید فروش؟
جمع‌بندی
برگزاری همایش مراحل مختلفی دارد و هر مرحله پیچیدگی‌های خاص خودش را. در این راهنمای برگزاری همایش سعی کردیم به نکاتی کلی که باید در فرآیند برنامه‌ریزی و برگزاری همایش در نظر داشته باشید، اشاره کنیم. برای اطمینان از درست بودن مسیرتان، می‌توانید چک‌لیست برگزاری همایش را هم ببینید.
اشتراک ها: نکات طلایی برای برگزاری یک رویداد طلایی – SweetEvent