چطور یک پروپوزال برگزاری همایش بنویسیم؟

یکی از مهم‌ترین کارهایی که هر برگزارکننده‌ای باید به خوبی انجام دهد، نوشتن پروپوزال برگزاری همایش است. یک پروپوزال خوب می‌تواند فرق بین موفقیت و شکست شما در ابتدای مسیرتان باشد. در نتیجه فارغ از تازه‌کار یا باتجربه بودن‌تان، باید اصول و تکنیک‌های نوشتن پروپوزال را یاد بگیرید و همیشه به فکر بهتر کردن آن‌ها باشید. در این مقاله، از نکاتی خواهیم گفت که به شما کمک می‌کنند تا پروپوزال متقاعدکننده و جذاب‌تری بنویسید.

سعی کنید با استفاده از این نکات، یک قالب خوب بسازید برای تمام پروپوزال‌هایی که خواهید نوشت. هرچه‌قدر که در این مسیر جلو بروید، پروپوزال برگزاری همایش را بیش‌تر برای خودتان و با توجه به مخاطبین‌تان شخصی‌سازی خواهید کرد و دلایل موفقیت یا پذیرفته نشدن آن را هم بیش‌تر لمس خواهید کرد. به این ترتیب، قبل از این‌که فکرش را بکنید به یک استاد نوشتن پروپوزال تبدیل شده‌اید.

۱- روایت‌گر یک داستان باشید

هنگام نوشتن پروپوزال برگزاری همایش به یاد داشته باشید که یک انسان آن را خواهد خواند و انسان‌ها دوست دارند یک مقدمه، یک شرح (وسط) و یک پایان داشته باشند. فکر کردن به محتوای پروپوزال به عنوان یک داستان، باعث خواهد شد که ساختار محکم‌تری هم برای آن بسازید. و این مسئله به خوانش‌پذیری پروپوزال کمک خواهد کرد. فرض کنید دارید یک فیلم‌نامه می‌نویسید که می‌خواهد تا لحظه‌ی آخر توجه بیننده را نگه دارد. در این صورت، مخاطب‌تان پیشنهاد شما را تا آخرین خط خواهد خواند.

۲- تخصص‌تان را نشان دهید

پروپوزال‌های قبلی‌تان را بخوانید. ولی این بار خودتان را جای مخاطب بگذارید. آیا جمله‌هایی که نوشتید باعث ایجاد اعتماد در مخاطب می‌شوند؟ اگر شما این متن را می‌خواندید، حاضر بودید با کسی که آن را نوشته کار کنید؟

در پروپوزال برگزاری همایش، تجربه و تخصص‌تان را نشان دهید و توصیه‌هایی را برای موفقیت رویداد در آن بگنجانید. ارزش شما به عنوان یک برگزارکننده‌ی حرفه‌ای در همین هم‌کاری به عنوان شریک تا رسیدن به موفقیت است؛ نه فقط دستور گرفتن و اجرا کردن.

۳- مخاطب را برای بحث درمورد قیمت آماده کنید

امکان ندارد بتوانید بدون بیان قیمت از این مرحله بگذرید. اما نکته این‌جاست که باید ارزشی که خلق می‌کنید و دلیل قیمتی که برای خدمات‌تان ارائه می‌دهید را توجیه کنید. شما می‌دانید که کارتان ارزش هزینه را دارد. اما باید مطمئن شوید که با خواندن پروپوزال، مخاطب‌تان هم در این مورد تا حد زیادی اطمینان پیدا خواهد کرد. در مراحل بعد و مذاکرات تکمیلی، این اطمینان باید به ۱۰۰ درصد برسد.

۴- نشان دهید که آن‌ها را می‌شناسید

سعی کنید مخاطب‌تان، برند و کسب‌وکاری که دارد و اهدافی که در برگزاری همایش دنبال می‌کند را بشناسید و در پروپوزال برگزاری همایش از این اطلاعات استفاده کنید. هدف از این کار، ایجاد اعتماد بیش‌تر و نشان دادن این مسئله است که وقتی آن‌ها صحبت می‌کنند، شما واقعا گوش می‌دهید. رعایت این نکته، باعث خواهد شد که مخاطب‌تان نسبت به توانایی برقراری ارتباط شما هم مطمئن شود و حس کند که شراکت خوبی با شما خواهد داشت.

۵- درمورد فرآیند برگزاری توضیح دهید

توجه‌تان به جزئیات را با شرح دادن مراحل مختلف فرآیند برنامه‌ریزی و برگزاری نشان دهید. از ابزارهایی که برای بهبود این فرآیند در اختیار دارید بگویید. به آن‌ها اطمینان دهید که بر تمام مراحل اشراف دارید و آن‌ها می‌توانند کار را بدون نگرانی به شما بسپارند.

سعی کنید نکاتی را بیان کنید که می‌توانند برای مخاطب جذاب یا مهم باشند.

۶- نقاط قوت‌تان را برجسته کنید

چه چیزی شما را بین تمام رقبا متمایز می‌کند؟ به عبارت دیگر، چرا مخاطب باید کارش را به شما بسپارد و نه دیگران؟ یک پروپوزال همایش خوب حتما به این سوال پاسخ می‌دهد. اگر خودتان هم درمورد جواب مطمئن نیستید، رویدادهایی که قبلا برگزار کرده‌اید را مرور کنید. نقطه‌ی قوت کارتان در چه بود؟ حتی می‌توانید از مشتریان و هم‌کاران قبلی‌تان سوال کنید.

به مخاطب‌تان نشان دهید که وجه تمایز شما چیست و چه‌طور از سطح انتظارات آن‌ها فراتر خواهید رفت.

۷- به ظاهر پروپوزال توجه کنید

برای شما، پروپوزال جزئی عادی از کار و زندگی‌تان است. اما برای مخاطبین‌تان، دیدن پروپوزال یک اتفاق مهم است که باید تجسمی از ایده‌ها و اهداف آن‌ها باشد. کاری نکنید که از این لحظه ناامید شوند. با تهیه‌ی پروپوزالی جذاب، برایشان یک تجربه خلق کنید. طبیعتا بخش بزرگی از این تجربه، مربوط به طراحی ظاهری پروپوزال خواهد بود.

خوانش‌پذیری و چیدمان پاراگراف‌ها (فاصله‌ی آن‌ها از هم) مهم است. شاید بتوانید از تصاویر و عناصر گرافیکی هم در پروپوزال‌تان استفاده کنید. حتی ممکن است بخواهید از یک طراح گرافیک در تهیه‌ی قالب پروپوزال‌تان کمک بگیرید. در هر صورت، به ظاهر کارتان و تصویر اولیه‌ای که در ذهن بیننده می‌سازد، دقت کنید.

جمع‌بندی

نوشتن پروپوزال برگزاری همایش در واقع مرحله‌ی اول کار شما به عنوان یک برگزارکننده‌ی حرفه‌ای است. هرچه‌قدر که لازم است برای این کار وقت صرف کنید و برای مخاطب‌تان یک تجربه بسازید. یک پروپوزال خوب، روایت‌گر داستان است و در عین حال، تخصص شما را به مخاطب نشان می‌دهد.

شما باید به مخاطبین‌تان نشان دهید که با برند و اهداف آن‌ها آشنایید و برای قیمت خدمات‌تان دلیل دارید. یک پروپوزال خوب، فرآیند برنامه‌ریزی و برگزاری همایش را شرح می‌دهد و با صحبت درمورد نقاط قوت شما به عنوان یک برگزارکننده، به مخاطب می‌گوید که چرا باید با شما کار کند.

اما در کنار تمام این نکات درمورد محتوای پروپوزال، باید به ظاهر آن هم توجه کنید تا بتواند توجه مخاطب را جلب کند و او را با شما هم‌راه سازد.

نظر شما چیست؟ تجربه‌تان درمورد نوشتن پروپوزال برای رویدادهای مختلف را با ما در میان بگذارید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *