نکات طلایی برای برگزاری یک رویداد طلایی

وقتی که به روزهای اجرای رویداد نزدیک می شویم اضطراب و نگرانی در درون ما به وجود می آید و نگران از این هستیم که رویداد به بهترین نحو ممکن اجرا بشود. خب برای اینکه رویداد ما به بهترین نحو ممکن اجرا بشود ما نیاز داریم که چندین مراحل را بررسی کنیم و آن را به اجرا در بیاروریم تا بتوانیم رضایت کامل را هم برای شرکت کنندگان و خودمان به وجود آوریم.

همچنبن برای برگزاری رویداد خود میتوانید مقاله راهنمای برگزاری همایش را مطالعه کنید

 

برنامه ریزی و تعیین اهداف در برگزاری همایش

شاید این مسئله مربوط به روز اجرا نباشد و باید خیلی قبل تر از اینکه شما به رویداد نزدیک بشوید انجام شود اما این را به خاطر داشته باشید که برنامه ریزی و تعیین اهداف تا آخرین روز اجرا جز جدایی ناپذیر می باشد. این کار می تواند مانند چیدن قطعات یک پازل باشد که باید هر کدام در جای صحیح خود قرار گیرند.

 

 

قطعات اولیه و اولین قدم ها برای گردهمایی یک رویداد که در این بخش قرار دارد شامل موارد زیر است:

دانستن اهداف رویداد شما ، تامین کنندگان رویداد و بودجه ، اصول اولیه: روز ، ساعت  و مکان ، پذیرایی ، بلندگو ها

و وقتی که شما برنامه و اهداف را تدوین می کنید آن را باید به کارمندان و اعضای تیم اجرایی ارائه دهید و با آنها در مورد نحوه اجرا صحبت کرده و آنها را مرور کنید.

 

کارمندان و برگزار کنندگان

یکی از اصلی ترین وظایف شما انتخاب و هماهنگ کردن افراد برای اجرای رویداد است. ابتدا شما باید یک لیست از افرادی که شما را در اجرای همایش همراهی می کنند و آنها را براساس توانای هایشان دسته بندی کنید. با آنها قبل از رویداد جلسه توجیهی بگذارید و به آنها بگویید در طول همایش هر کدام چه وظیفه ای دارند و چه کاری را باید انجام بدهند. شما می توانید برای اجرای بهتر رویداد یک گروه در شبکه های اجتماعی بسازید تا بتوانید همه برنامه را به صورت آنلاین بررسی کنید همه اینکه از نحوه اجرا و مشکلات به وجود آمده در هنگاام اجرا مطلع شوید.

 

تکنولوژی

انتخاب ابزار و تکنولوژی مناسب می تواند شما در اجرای بهتر رویداد کمک کند. شما برای انتخاب تکنولوژی مناسب باید چند مسئله را بررسی کنید اینکه تکنولوژی ابتدا باید متناسب با موضوع رویداد شما و همچنین افرادی که در رویداد شما شرکت می کنند باشد. به عنوان مثال شبکه های اجتماعی مانند توئیتر می تواند مکان مناسبی برای اظهار نظرات شرکت کنندگان باشد اما در همایشی که شرکت کنندگان آنها غالبا افراد سنتی هستند، استفاده از توئیتر نمی تواند مناسب باشد.

 

تهیه لیست هزینه ها

شما باید برای اینکه یک اجرای خوب داشته باشید و بتوانید این رویداد را به نحوه درست برگزار کنید باید یک لیست کامل از هزینه های رویداد خود تهیه کنید. این لیست شما می توانند شامل هزینه های سالن برگزاری ، فیلم برداری، پذیرایی ، هزینه کارکنان. هزینه های شما باید به صورتی باشد که با کم ترین هزینه بالاترین کیفیت را داشته باشد.

البته این لیست می تواند شما را همانطور که در مقاله های بعدی خواهیم گفت در اجرا و برگزاری رویداد بعدی کمک کند.

همچنین برای اطلاعات بیشتر در مورد هزینه های برگزاری یک رویداد مقاله |لیست هزینه های برگزاری رویداد| را مطالعه کنید

 

انتخاب مجری و سخنران

مجری و سخنران می توانند در بازخورد رویداد شما بهترین نتیجه را به همراه داشته باشد زیرا اجرای خوب یک مجری می تواند برنامه شما را طبق برنامه پیش برده و از به وجود آمدن حاشیه جلوگیری کند. اگه صحبت های سخنران ها جذاب باشد می تواند باعث این بشود که شما رضایت کامل حضار را جلب کرده و حتی باعث ترغیب حضور آنها در رویداد بعدی باشد. این نکته را داشته باشید در رویداد های آموزشی این از اهمیت بیشتری برخوردار است.

 

پذیرایی در رویداد

 مطالعات نشان می دهد که افراد هنگامی که گرسنه هستند میزان تمرکز آنها کاهش پیدا می کند. پس شما می توانید با یک زمان بندی درست برای صرف پذیرایی به شرکت کنندگان این امکان را بدهید که آنها استراحت کنند شما می توانید از نوشیدنی هایی مانند قهوه برای رفع خستگی حضار استفاده کنید.

 

ثبت نام رویداد

برای حضور افراد در رویداد خود یک راه آسان و قابل دسترس برای حضور فراهم کنید. یکی از بهترین راه های ثبت نام و حضور در رویداد ثبت نام از طریق اینترنت می باشد که یکی از مزایای آن می تواند رایگان بودن ثبت نام و سریع تر انجام شدن آن باشد.

 

اطلاع رسانی و حضور مطبوعات

استفاده از انواع روش های اطلاع رسانی مرسوم می تواند به افزایش حضور شرکت کنندگان کمک شایانی بکند. ما باید از شبکه های اطلاع رسانی مناسب و مطبوعات مناسب استفاده کنیم و این می تواند در بازخورد رویداد و بالا بردن سطح رویداد کمک فراوانی بکند.

 

همه این نکات طلایی به برگزارکنندگان رویداد کمک میکند تا یک رویداد بزرگ را به بهترین نحو ممکن برگزار کنند. شما هم اگر قصد برگزار کردن یک همایش دارید و میخواهید از هزینه ها و نحوه برگزاری اطلاع داشته باشید با کارشناسان ما در ارتباط باشید…

 

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *