13 چالش نفس گیر در برنامه ریزی یک رویداد

چه سازماندهی یک کنفرانس کوچک باشد یا برگزاری یک همایش بزرگ، برنامه ریزی رویداد یک کار بزرگ است! هر رویدادی ، هر چقدر ساده یا پیچیده، نیاز به برنامه ریزی و سازماندهی دقیق دارد. از برنامه ریزی مالی تا اطلاع رسانی های رویداد خود، نکاتی وجود دارد که باید در ابتدای امر به آنها توجه کنید تا این روند تا حد ممکن بدون استرس و منظم انجام شود.

ما 13 نکته برای دقیق تر کردن و منظم تر کردن رویداد از طرف کارشناسان داریم که به شما کمک می کنند که از آشفتگی های قبل, طی و بعد رویداد جلوگیری کنید.

همچنین می توانید مقاله چطور‌ مجری برگزاری رویداد شویم؟ را مطالعه کنید

 

چالش مهم شماره 1: زمان، زمان، زمان…

ایجاد عادات کاری کارآمد، پایه و اساس سازماندهی رویدادها را رقم می زند. برای روزهای خود برنامه داشته باشید، گردش کار بین اعضای تیم را منظم کنید و زمانی هم برای استراحت خود و تیم خود در نظر بگیرید.

هنگام برنامه ریزی برای روزهای آینده خود، سعی کنید در برنامه خود زمانی را برای اتفاقات غیر منتظره هم در نظر بگیرید تا از غافلگیری های پیش رو تمام برنامه های خود را از دست ندهید.

 

چالش مهم شماره 2: هدفمند نباشی چی میشه؟!

برنامه ریزی رویداد حتی برای افراد با تجربه در این زمینه, بسیار پر استرس است. هیچوقت زمان کافی در روزهای قبل از رویداد وجود ندارد و همیشه مشکلاتی برای عقب افتادن از برنامه وجود دارد.

برای رسیدن به هدف بزرگ تعیین اهداف کوتاه مدت برای بالا نگه داشتن انگیزه بین اعضای تیم در روز های کاری پرفشار قبل رویداد کمک کننده می باشد. و به نوعی تنها محرک اعضای تیم مشخص بودن هدف نهایی است.

 

چالش مهم شماره 3: برنامه ریزی مالی انقدی که میگن اهمیت داره؟!

برای داشتن یک بودجه ای دقیق مالی رویداد کافیست قبل از هر کاری صفحه اکسل خود را روی کامپیوت خود باز کنید و شروع به نوشتن جزئی ترین موارد هزینه ای رویداد بکنید.

شاید باورتان نشود ولی وقتی برنامه دقیق مالی خود را داشته باشید بازدهی برنامه های دیگر رویداد خیلی بیشترمیشود.

برای اینکه بتوانید بیشتر در مورد هزینه های یک رویداد بدانید مقاله لیست هزینه‌های برگزاری رویداد را مطالعه کنید

 

چالش مهم شماره 4: دنبال مکان باش!

انتخاب مکان مناسب برای رویدادتان بعد از بودجه بندی استرس کاه ترین کار ممکن است. در انتخاب مکان مناسب همه فاکتور های لازمی که در کیفیت رویداد تاثیرگذار می باشند مانند نوع صندلی ها، محل پذیرایی و غذاخوری، نورپردازی، ظرفیت سالن اصلی، اینترنت و… را رعایت کنید تا برنامه های طی رویداد به بهترین و ساده ترین شکل ممکن پیش بروند.

 

چالش مهم شماره 5: تغییرات لحظه آخری=افزایش استرس

اصلا منظور از تغییرات لحظه آخری چیست؟!

برای اجرای یک رویداد، با بسیاری از حامیان مالی، مشاوران و سخنران ها و… همکاری میکنید. تمامی نکات قبل و طی رویداد را لیست کنید و شروع به هماهنگی کنید.

این لیست به کم و کمتر کردن تغییرات و اتفاقت پیش بینی نشده کمک میکند.

به عنوان مثال، اطمینان حاصل کنید که با خریداران بلیط این موضوع را روشن کرده اید که آنها نمی توانند پس از یک تاریخ معین، بلیط خود را لغو کنند و یا درروز های آخر قبل از رویداد سخنرانان امکان تغییر در ساعت سخنرانی خود نداشته باشند.

نکته: تقریبا نیمی از سازمان دهندگان رویداد می گویند که بزرگترین مانع برای بهره وری کامل از یک برنامه منظم درخواست های آخرین لحظه ای از طرف کارفرمایان است.

سخن پایانی: در کل شما نمی توانید از تغییرات لحظه آخری فرار کنید، اما مطمئنا می توانید تعداد آن ها را به حداقل برسانید.

 

چالش مهم شماره 6: حواست به تیمت باشه!

برای اینکه بیشترین بازدهی از اعضای تیم داشته باشید, جلسه های کوتاه و چند دقیقه ای قبل و طی رویداد با تیم برگزارکننده خود داشته باشید, یادآوری اهداف کوتاه مدت و بلند مدت و وظایف و اختیارات اعضا میتواند موضوع این جلسه ها باشد.

این جلسات به سریع تر پیش رفتن در برنامه ها و نظم رویداد کمک می کند.

 

 

چالش مهم شماره 7: حواست به لیست شرکت کننده ها باشه!

برای جلوگیری از مشکلات حضور شرکت کنندگان در زمان رویداد مدام لیست خود را بررسی کنید و برای افراد شرکت کننده برنامه داشته باشید.

 

چالش مهم شماره 8: بازاریابی دیجیتال رو از کجا باید شروع کنم؟؟؟

اجازه دهید جذاب ترین نوع رسانه ای حال حاضر دنیا برای شما بازاریابی کند. البته فقط داشتن حساب در رسانه های اجتماعی کافی نیست. شما باید مدام اطلاع رسانی کنید ،و  به صورت استراتژیک پست کنید و در هر رسانه اجتماعی استراتژی مخصوصش را داشته باشید. البته اگر ترکیب اطلاع رسانی, اعتماد سازی و بازاریابی محتوا را کنار هم میخواهید, هشتگ های مرتبط با رویداد را فراموش نکنید و درآخر محتوای خود را تحلیل و آنالیز کنید.

اگر میخواهید از بازاریابی دیجیتال بیشتر بدانید کلیک کنید

 

چالش مهم شماره 9: محتوا!؟ ریش و قیچی را به شرکت کنندگان بسپارید!

بعد از اینکه خیالتان از رسانه های اجتماعی راحت شد بهترین استراتژی برای درگیر کردن شرکت کنندگان یک رویداد محتوای تولیدی کاربران یا User Generated Content است. بهترین محتوا محتواییست که مخاطبان برای شما تولید میکنند, به آنها ابتدا مسیر را نشان دهید و سپس انگیزه دهید تا برای رویداد شما محتوا به اشتراک بگذارند.

تولید محتوا | 12 ویژگی لازم یک آژانس تولید محتوا

 

چالش مهم شماره 10: داده جمع کن خودتو بیمه کن

ثبت داده یا دیتا قبل و طی رویداد از کمپین های بازاریابی و رخداد های لحظه به لحظه شما باعث می شود رویداد های بعدی خود را با کیفیت بالایی برگزاری کنید.

فهمیدن اینکه شرکت کننده ها از چه کانال هایی با رویداد شما آشنا شده اند شما را در قدم های بعدی و رویداد های بعدی کمک میکند تا با شیوه های راحت ترآن ها را پیدا کرده و به رویداد خودتان دعوت کنید. یکی دیگر از مزایای داشتن داده از رویدادهایتان این هست که بتوانید  ROI خود را محاسبه کنید.

همچنین داشتن و استفاده از داده های قوی به شما قدرت مذاکره می دهد و به شما امکان می دهد تا تأثیر تمام تصمیمات خود در رویداد های قبلی را تجزیه و تحلیل کنید.

 

چالش مهم شماره 11: برای هر فاجعه ای آماده باش!

خواه یک فاجعه کوچک باشد یا یک فاجعه بزرگ، حتماً یک برنامه احتمالی برای فاجعه ها داشته باشید. آب و هوای نامناسب، یک تصادف در محل برگزاری، یا دیگر اتفاقاتی که حتی ذره ای درآن نقش نداشته ایم همه این موارد می تواند یک رویداد را مختل کند.

برای هر کاری که ممکن است مشکل ایجاد کند ، یک برنامه ریزی داشته باشید، زیرا این اتفاق خواهد افتاد!

 

چالش مهم شماره 12: مدام فیدبک رو چک کن!

اگر به فکر آینده رویداد خود هستید از همین رویداد شروع کنید و هیچ فرصتی را برای بهتر شدن رویداد بعدی خود از دست ندهید. به محض اتمام رویداد، نظرسنجی ای طراحی و برای همه شرکت کننده ها وسخنرانان خود ارسال کنید. بازخوردها چه منفی و چه مثبت به شما کمک می کنند تا از رویداد بعدی خود بیشترین بازدهی را داشته باشید.

 

و چالش مهم شماره 13: حواست به آخر قصه باشه…

حال که فشارهای قبل و طی رویداد را گذرانده اید نوبت آن است تا با اختتامیه ای فراموش نشدنی خود را در ذهن شرکت کننده ها ثبت کنید. قطعا در این رویداد تنها نبوده اید, میکروفون را به دست بگیرید از همه کسانی که شما را همراهی کردند تشکر کنید.

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

برای امنیت، استفاده از سرویس reCAPTCHA گوگل مورد نیاز است که موضوع گوگل است Privacy Policy and Terms of Use.

من با این شرایط موافق هستم .